A. Ingénierie

1. Objectif

L’objectif de cette procédure est de décrire le plan global d’ingénierie à mettre en œuvre pour le client et en particulier au niveau de la direction du projet. Le présent plan décrit les principes généraux qui seront intégrés par IntES lors du développement de leur propre planification en fonction de la demande du client .

2. Portée

Cette procédure s’applique à l’organisation d’ingénierie de la Direction de Projet liée à l’EPCM pour le projet du client.

3. Stratégie globale d’exécution de l’ingénierie

Objectifs principaux :

• Livrer une USINE fiable, sûre et performante, conformément aux spécifications contractuelles du projet et aux exigences du client.
• Assurer la RÉCEPTION ET LA MISE EN SERVICES INITIALES après la date d’entrée en vigueur du contrat.
• Fournir des livrables d’ingénierie de qualité en temps voulu à l’équipe de construction sur le site afin de minimiser les reprises et de faciliter le respect du calendrier de construction.

4. Organisation de l’ingénierie

La coordination et la gestion de l’ingénierie du projet sont décrites ci-après.
Les principales responsabilités et les fiches de poste des membres clés de l’équipe d’ingénierie sont également décrites dans cette section.

(4.1) Responsabilités

Responsable de l’ingénierie
Il rend compte au chef de projet. Il aura les responsabilités suivantes en tant que membre clé de l’organigramme :

• Gérer la préparation et la publication des procédures d’ingénierie, des spécifications des travaux d’ingénierie (spécifications du projet) afin de garantir la cohérence en termes de performances d’ingénierie
• Fournir un leadership fort à toutes les disciplines et assurer la publication en temps voulu de tous les produits livrables, y compris dans la portée du travail de chaque discipline.
• Collaborer avec l’équipe d’ingénierie du client, tous les responsables de la discipline d’ingénierie pour maintenir la cohérence et l’uniformité de l’ingénierie.
• Maintenir l’organisation et la communication de l’ingénierie et les optimiser, si nécessaire, pour atteindre les objectifs du projet.
  Suivre la mobilisation des ressources dans les différentes disciplines et vérifier en permanence leur adéquation par rapport au respect du planning.
• Coordonner étroitement les interfaces entre les disciplines,
• Assurer la conformité technique aux exigences du contrat,
• Effectuer la vérification et le contrôle de la conception dans le cadre des travaux d’ingénierie de routage.
• Revoir et signer les livrables d’ingénierie préparés par les différentes disciplines avant leur validation par le chef de projet,
• Examiner et signer les tableaux des matériaux de l’offre technique,
• Examiner toutes les deux semaines avec l’ingénieur de planification l’avancement des travaux d’ingénierie du projet,
• Examiner l’avancement de l’ingénierie de chaque discipline avec le chef de projet et proposer des mesures correctives au projet, Définir et gérer les interfaces entre les disciplines,
• Soutien technique au chantier de construction,

Le responsable de l’ingénierie du projet sera assisté, comme indiqué dans l’organigramme, par des ingénieurs civils et d’architecture, des ingénieurs FF, des ingénieurs électriciens, des ingénieurs HVAC et tous les ingénieurs principaux de la discipline (LDE).
Les Ingénieurs principaux de discipline (LPE)
Les principales responsabilités des ingénieurs de la discipline affectés à l’équipe d’ingénierie sont résumées ci-après :

• Exécution et qualité du projet
• Vérifier et contrôler que tous les produits de conception technique sont conformes aux spécifications du projet, aux spécifications du client et à ses exigences,
• Collaborer avec le directeur de l’ingénierie et le chef de projet et transférer toutes les informations de conception aux ingénieurs.
• Organiser et gérer les revues de conception au nom de l’équipe de projet (si nécessaire).
• Respecter les délais.
• S’assurer que l’avancement de la conception technique dans la discipline est conforme au calendrier général du projet.
• Coordonner les disciplines internes
• L’ingénieur principal de la discipline assurera un leadership fort dans sa discipline et veillera à ce que les informations/exigences de conception du client soient transférées en conséquence à l’ingénieur, et vérifiera la cohérence entre les informations de conception de la discipline interne et de l’équipe d’ingénierie.

5. Plan d’exécution d’ingénierie

(5.1) Généralités

Le plan d’exécution des travaux d’ingénierie suivant fournit, par discipline, les moyens et les méthodes à utiliser pour la mise en œuvre des travaux d’ingénierie.
Dans chaque discipline, l’ingénieur principal publiera le formulaire commun, les exigences, les spécifications du travail et la procédure du projet au début du projet afin de standardiser et de coordonner le travail de toutes les équipes d’ingénieurs.
Pour uniformiser et normaliser l’ensemble du produit de conception technique, l’outil d’ingénierie d’IntES sera distribué à chaque ingénieur par l’intermédiaire de l’ingénieur principal de la discipline et du directeur de l’ingénierie.
Pour préparer le produit de conception d’ingénierie avec la plus haute qualité, la cohérence de conception entre toutes les disciplines concernées, de minimiser la correction pendant la construction du site, le « calendrier de relation d’activité d’ingénierie » doit être strictement utilisé pour chaque discipline.

(5.2) Coordination de l’ingénierie avec l’approvisionnement

La progression de l’approvisionnement, la qualité de l’équipement et l’exactitude de l’offre du vendeur dépendent beaucoup de la spécification technique qui a fait l’objet d’une enquête.
Les dessins du fournisseur seront reçus par l’émetteur de la demande (ingénieur chargé des achats) puis envoyés à l’équipe d’ingénierie pour examen et vérification.

(5.3) Documentation/Approbation/Avis

Tous les documents soumis au client pour approbation formelle et/ou révision (conformément aux exigences du cahier des charges du projet) seront transmis par le responsable de l’ingénierie.
Les commentaires du client sur ces documents seront gérés par le responsable de l’ingénierie, qui veillera à ce qu’ils soient incorporés, le cas échéant, dans les produits livrables de l’ingénierie, soit par l’équipe d’ingénierie du projet, soit par les différentes disciplines.
Les modalités de soumission (nombre de copies, formulaire de note de transmission, etc.) du document pour l’examen du Client suivront le système de qualité d’IntES ou l’accord entre l’équipe de projet du Client et l’équipe de projet d’IntES pendant la réunion de lancement.

(5.4) Vérification et cohérence de conception

La vérification de la conception et le contrôle de la cohérence relèvent de la responsabilité de l’équipe d’ingénierie d’IntES dans le cadre du travail d’ingénierie de routage (sauf SoW d’IntES).

6. Gestion des documents

Tous les documents de conception seront gérés sur la base du système de qualité d’IntES (TQS) en conformité avec la norme ISO 9001-2008 Outils de livraison de projet
Dans le cadre de la méthodologie de livraison de projet IntES, notre chef de projet disposera d’outils, de stratégies et de processus d’exécution éprouvés pour s’adapter aux besoins du client.

B. Approvisionnement

1. Procédures d’approvisionnement

Avec le client, les procedures d’approvisionnement seront développées comme les niveaux d’acceptation, le nombre et le type d’offres à recevoir du marché, etc.
Le client signera les contrats avec des entrepreneurs et des fournisseurs directement selon nos recommandations et l’évaluation de nos clients.
Dépendant de l’accord passé avec le client et la stratégie d’appel d’offres convenue, IntES offre :

• Organisation des appels d’offres
• Liste longue et liste courte du ou des contractants principaux avec recommandations
• Visite du ou des contractants principaux pour évaluer leurs capacités
• Préparation des demandes de devis techniques
• Envoi de la demande de devis technique aux entrepreneurs
• Clarification technique
• Collecte des offres techniques
• Envoi d’une demande de devis commercial aux entrepreneurs qui se sont qualifiés lors de l’évaluation technique
• Devis financiers et commerciaux
• Évaluations des devis techniques et financiers.
• Préparation des recommandations au client
• Organisation et facilitation des négociations finales
• Coopération avec le client sur la préparation et l’exécution du contrat basé sur la FIDIC et/ou le contrat économique.

2. Étape de pré-qualification

Avant d’entamer la phase d’appel d’offres proprement dite, une procédure de pré-qualification sera engagée. Cette procédure a pour but d’exécuter une note initiale de chaque vendeur/entrepreneur, qui est faite par la vérification des éléments particuliers qui sont décisifs pour le niveau du service offert. C’est-à-dire, en particulier : la structure organisationnelle, la situation financière, le portefeuille de commandes actuelles et prévues, l’expérience dans la réalisation d’investissements similaires, les normes de qualité et de sécurité appliquées ainsi que d’autres facteurs, qui sont adaptés aux conditions spécifiques de réalisation et aux attentes des clients qui peuvent également être influents pour la réalisation ultérieure de l’investissement.
IntES assistera le client dans la procédure d’appel d’offres pour la sélection d’une liste restreinte de maximum 05 entrepreneurs, qui seront potentiellement invités à participer à la phase de pré-qualification. L’acceptation formelle du client permettra le début de la procédure de pré-qualification.
Les formulaires de pré-qualification seront envoyés à tous les participants à la procédure de pré-qualification. Les exigences acceptées seront ajustées aux conditions spécifiques de réalisation du projet pour le client, ce qui est utile en raison de l’analyse et de l’évaluation précises des offres soumises, en tenant compte des attentes et des besoins d’investissement des clients.
Une condition obligatoire de l’invitation à participer à la procédure de pré-qualification est la confirmation par les vendeurs/entrepreneurs invités de leur acceptation des conditions de confidentialité. Plus précisément, chaque vendeur devra signer un « Accord de confidentialité », qui l’obligera à ne pas révéler d’informations concernant l’investissement à des tiers. Le libellé et le format de l’« Accord de confidentialité » seront convenus à l’avance avec le client.

3. Étape de sélection de l’entrepreneur

À l’issue de la procédure de pré-qualification, IntES présentera aux clients une recommandation décrivant en détail le déroulement de la procédure, ainsi que les résultats obtenus par ses participants. Les conclusions de la procédure de pré-qualification seront discutées avec les représentants des clients. Le résultat sera la sélection des entreprises qui seront invitées à participer à la phase principale de l’appel d’offres et qui établiront la « liste restreinte de vendeurs » comprenant entre 3 et 5 entrepreneurs, qui sera présentée au client pour son acceptation finale.
L’obtention de l’acceptation écrite du client est une condition préalable à l’entrée dans la phase d’appel d’offres officiel.

4. Étape d’appel d’offre

La base de la procédure d’appel d’offres est la documentation d’appel d’offres multi-branches préparée de manière à aider les vendeurs potentiels à comprendre l’étendue des travaux, les délais et autres conditions spécifiques de la réalisation du projet. IntES élaborera l’ensemble de la documentation du projet d’appel d’offres ainsi que les tableaux avec les spécifications des travaux (dans le cadre d’une offre séparée pour les travaux de conception).
Chaque paquet de documents géré par IntES contient au moins les éléments suivants :

• Lettre de soumission
• Instructions aux soumissionnaires
• Conditions du contrat
• Spécifications
• Exigences particulières
• Dessins
• Bill of Quantities (IntES préparera un Bill of Quantity et une estimation des coûts +/- 10%)

Pendant la procédure d’appel d’offres, avant la date limite de soumission des offres, les vendeurs auront la possibilité de poser des questions afin de clarifier leurs doutes concernant l’appel d’offres. Ces questions seront envoyées par écrit au bureau d’IntES/Client, tandis que les réponses seront envoyées à tous les participants à la procédure d’appel d’offres.
Toute la correspondance avec les vendeurs sera effectuée par écrit par IntES et le client. Conformément aux procédures internes d’IntES, aucune autre forme de correspondance ne sera autorisée pendant la phase d’appel d’offres.
Les offres seront soumises soit au bureau d’IntES, soit au bureau du client, selon la décision de ce dernier. Elles seront soumises à la date précisément définie avec la procédure des « enveloppes scellées ». La procédure d’ouverture des offres nécessite la préparation d’un protocole d’ouverture des offres comprenant toutes les données relatives aux offres soumises, ainsi que les signatures d’IntES et des représentants des clients, présents à la session d’ouverture.
Avant l’ouverture des offres, IntES et le client préciseront les conditions à prendre en considération lors de l’évaluation des offres.

5. Étape d’évaluaton des offres

Après avoir reçu les offres, IntES vérifiera si elles sont complètes, cohérentes et compatibles avec l’appel d’offres ainsi qu’avec les exigences de la documentation technique.
L’égalité des chances pour toutes les offres est la certitude que les vendeurs ont reçu exactement les mêmes informations concernant les exigences de l’appel d’offres et que les offres soumises peuvent être comparées dans tous les aspects, tels que : l’étendue et la qualité des services offerts, les conditions de réalisation, les conditions techniques, les conditions formelles et légales.
Au cours de la réunion de clarification, certains aspects devront être clarifiés, et les vendeurs seront invités à corriger les éventuelles divergences et à soumettre des offres techniques révisées.
Après avoir vérifié et confirmé tous les documents conformément aux exigences de l’appel d’offres, IntES procédera à l’évaluation de l’offre technique (TBE) et recommandera au client les entrepreneurs qui devront participer à la prochaine offre commerciale.
IntES évaluera la proposition commerciale des entrepreneurs ayant passé l’étape technique et préparera un rapport d’évaluation avec une recommandation du meilleur entrepreneur pour la négociation.

6. Étapes des négociations

La phase de négociation commencera une fois que toutes les offres seront comparables.
Conformément à notre stratégie de négociation, des réunions seront organisées avec les vendeurs afin de fixer le montant total des travaux à réaliser.
Le nombre de vendeurs invités à l’étape des négociations finales sera basé sur les résultats de la notation dans le rapport d’évaluation par IntES et le représentant du client.
Les documents suivants seront préparés pendant la phase de négociation :

• Rapport de réunion ;
• Tableau contenant les données cumulées de toutes les offres.

7. Étape de recommandation

Après la procédure d’appel d’offres et les négociations finales avec les vendeurs, IntES préparera, en fonction de ses connaissances et de son expérience, le rapport détaillé décrivant et résumant la procédure d’appel d’offres, sélectionnera, classera et recommandera le vendeur préféré pour le projet en termes de scores techniques et commerciaux.

8. Signature du contrat

Après la lettre d’intention, IntES distribuera la liste des documents nécessaires afin d’assurer l’intérêt du client. La liste comprend normalement (mais pas seulement) les modèles du client.

C. Gestion de la construction

IntES nommera une équipe de supervision de la construction sous la supervision du chef de projet et elle sera dirigée par un chef de supervision. L’équipe de supervision supervisera toutes les activités de construction sur le site pour s’assurer que toutes les exigences du client seront incorporées pendant la construction.
L’équipe de supervision d’IntES sera responsable des actions suivantes :

• Examiner avec le client les objectifs et les exigences du client en se référant à l’ébauche du cahier des charges du client et formuler des commentaires.
• Le responsable de la supervision agira efficacement en tant que lien de coordination entre le client et l’équipe de projet (le client, les concepteurs, le métreur et les entrepreneurs) et participera au processus de conception, le gérera efficacement et organisera les réunions auxquelles le responsable de la supervision jugera nécessaire de faire participer le client et l’équipe de projet. Le client doit s’assurer que l’équipe de projet est informée de la participation du consultant à cet égard.
• Faire les commentaires nécessaires sur le cahier des charges. Vérifier la conformité aux exigences de sécurité, aux bonnes pratiques de construction et au brief du projet du client du cahier des charges, des plans d’ensemble et des croquis, des dessins du projet et de leur évolution vers les dessins d’exécution et de toutes les spécifications de performance et détaillées. Conseiller, recommander et proposer au client des solutions concernant le choix, la disponibilité et le prix des matériaux, les méthodes de travail, les systèmes et équipements de construction. Conseiller, recommander et introduire des solutions au client sur les exigences des entrepreneurs pour la conception hors site et la fabrication hors site des composants.
• Conseiller, recommander et introduire des solutions au client sur tous les aspects de « constructibilité » en relation avec la conception proposée pour chaque élément du projet et sur la faisabilité des tolérances de construction.
• Si le client le demande, IntES consultera la stratégie d’approvisionnement détaillée du projet sur la base des rapports et analyses susmentionnés.
  Conseiller et gérer efficacement tout travail de pré-construction, c’est-à-dire les travaux d’exploration, y compris les recommandations.
  Informer le client et l’équipe de projet de toute incohérence entre les informations préliminaires publiées pour commentaires ou les informations publiées à des fins de construction et le cahier des charges du projet du client et gérer efficacement le processus d’incorporation des corrections pour les éliminer.
• Conseiller et gérer efficacement avec l’équipe de conception le processus d’obtention de l’approbation et des conditions techniques pour les connexions avec les services publics existants (municipaux). Conseiller et gérer efficacement le concepteur général pour obtenir auprès des autorités municipales la confirmation de la validité de toutes les conditions techniques émises pour l’alimentation électrique, l’alimentation en eau, les eaux usées, le chauffage, la radio, les lignes téléphoniques, etc.
• Si le client le demande, le chef de la supervision et son équipe assistent le client dans la préparation par l’assureur des termes et conditions d’assurance des risques de construction.

1. Planification

• Dès que possible, mais en tout état de cause avant tout appel d’offres pour un lot de travaux de construction, préparer le programme de construction en collaboration avec l’équipe de projet. Le programme doit indiquer la séquence des éléments du chemin critique, la préparation des documents d’appel d’offres, toute fabrication hors site nécessaire et les délais d’exécution requis pour chaque lot de travaux de construction.
• Dès que possible, mais en tout cas avant de lancer un appel d’offres pour tout lot de travaux de construction, préparer, en collaboration avec l’équipe de projet, le programme d’appel d’offres sous la forme requise par le cahier des charges du client, en indiquant les dates de début et de fin prévues pour chaque lot de travaux de construction figurant dans le plan des coûts du projet. Ce programme doit être présenté au client dans un délai raisonnable pour obtenir son acceptation (au moins 5 jours ouvrables).
• Développer, mettre à jour et adapter le programme de construction en collaboration avec l’équipe de projet, si nécessaire, afin de refléter des informations supplémentaires, les programmes détaillés des entrepreneurs ou des changements de circonstances et, le cas échéant, faire des propositions pour l’accélération de tout ou partie d’un ensemble de travaux de construction ou d’éléments pour atteindre la date d’ouverture commerciale du projet.
• Gérer efficacement la préparation, en collaboration avec l’équipe de projet, des plans et des calendriers d’information indiquant les dates de diffusion des informations. Discuter et approuver les plans et les calendriers d’information avec le client et l’équipe de projet. Développer, mettre à jour ou adapter les plans et les calendriers d’information si nécessaire pour refléter des informations supplémentaires, les programmes détaillés des entrepreneurs ou des changements de circonstances. Informer le client et l’équipe de projet, lors de réunions et par écrit, des implications d’une telle extension, mise à jour ou adaptation des plans et des calendriers d’information pour atteindre la date d’ouverture commerciale du projet.

2. Services sur site

• Gérer efficacement les opérateurs, les installations, les équipements, les services et les bureaux, tels qu’ils peuvent être approuvés et remboursés ou payés directement par le client, sur les conseils de la supervision à fournir sur le site, y compris les logements temporaires sur le site, le mobilier et le matériel de bureau et la présence de la supervision et de l’équipe du projet.
• Prendre des dispositions avec l’entrepreneur du lot pour l’établissement de toutes les données de base qui peuvent être nécessaires à l’exécution des travaux et, d’une manière générale, coordonner toute autre mise en place effectuée par les entrepreneurs.
• Établir et gérer efficacement les procédures de mise en service du projet en collaboration avec le client.
• Établir et gérer efficacement les procédures de remise du projet et de réception finale pour les entrepreneurs, et surveiller leur mise en œuvre.
• Donner des instructions aux entrepreneurs concernant la documentation à remettre afin de garantir le bon déroulement des travaux et la mise en service du projet.
• Gérer efficacement l’assemblage par le concepteur du client de la documentation pour le travail et la mise en service.
• Fournir un chef de supervision à plein temps sur le site.
• Gérer efficacement le processus d’obtention des autorisations des autorités locales et le processus de délivrance et de validation de l’autorisation d’occupation du projet.

3. Gestion des entrepreneurs

• Dès réception de l’approbation par le client d’une liste d’entrepreneurs, notifier immédiatement les entrepreneurs et prendre toutes les dispositions nécessaires en vue de l’échange de l’accord formel entre les entrepreneurs et le client et de tout autre document, acte ou cautionnement requis par les documents d’appel d’offres.
• Donner aux entrepreneurs les instructions écrites raisonnablement requises par le client ou l’équipe de projet, à condition que, si le responsable de la supervision s’oppose à toute instruction demandée par l’équipe de projet à un entrepreneur, il en réfère immédiatement par écrit au client en recommandant les meilleures solutions pour sa décision et, dès réception de la décision écrite du client, il s’y conforme immédiatement. Conseiller le client et l’équipe de projet sur l’émission d’instructions lorsque le responsable de la supervision estime que cela est souhaitable.
• Examiner, rassembler et certifier les demandes de paiement des entrepreneurs et préparer les évaluations du responsable de la supervision, le cas échéant, conformément aux termes des contrats. Convenir avec l’équipe de projet des procédures de soumission des demandes et des évaluations et de la résolution des erreurs et des questions qui peuvent survenir à ce sujet. Délivrer rapidement toutes les évaluations au client, avec copie aux entrepreneurs, dans les délais requis et conformément aux dispositions des contrats.
• Recevoir et examiner tous les dessins d’atelier, les données sur les produits, les échantillons et autres documents soumis. Les comparer aux informations contenues dans les documents connexes et transmettre à l’équipe de projet ceux dont l’approbation est recommandée. Établir et mettre en œuvre efficacement des procédures pour accélérer le traitement et l’approbation.
• Assurer la gestion, le contrôle, l’administration et la planification du travail des entrepreneurs de manière à garantir la conformité de ces derniers aux exigences des contrats. Inspecter les méthodes de travail des entrepreneurs et les travaux temporaires pour s’assurer qu’ils sont adéquats et sûrs. S’assurer que les entrepreneurs respectent les directives du client concernant la manutention des matériaux et des marchandises sur le site.
• Gérer efficacement la coordination du travail des entrepreneurs, effectuer les visites nécessaires dans les locaux des entrepreneurs et de leurs fournisseurs, aux frais du consultant, lorsqu’ils sont situés au Vietnam (ou à l’étranger, en cas d’accord écrit avec le client) et organiser des réunions régulières avec les entrepreneurs pour gérer tous les aspects de l’avancement des travaux sur le site et hors site, en fonction des derniers programmes convenus, examiner toutes les exigences en matière d’information et fournir des rapports mensuels écrits au client et à l’équipe de projet.
• Organiser et gérer efficacement les réunions d’avancement du chantier à intervalles convenus avec le client et l’équipe de projet. Préparer et diffuser les comptes rendus de ces réunions dans le jour ouvrable suivant chaque réunion.
• Contrôler et gérer efficacement, conjointement avec l’équipe de projet, le processus des dépenses réelles en rapport avec le plan de coût initial et recommander au client et à l’équipe de projet tout écart par rapport à celui-ci.
• Contrôler et gérer efficacement les dépenses réelles et prévues pour les éléments identifiés dans le cadre de cet accord, encourues par le chef de la supervision par rapport au plan des coûts du projet, et informer le client et l’équipe du projet de tout écart par rapport à celui-ci. Faire tout ce qui est raisonnablement possible pour maintenir les coûts à un minimum compatible avec les exigences du client, les bonnes pratiques de construction et la période de construction. Ajuster, en consultation avec le client, le plan des coûts du projet pour tenir compte de toutes les modifications nécessaires en ce qui concerne ce qui précède, mais sans dépasser le budget initial convenu.
• Adapter et mettre à jour, conjointement avec l’équipe de projet, les prévisions de trésorerie du chef de supervision pour la construction de chaque élément du projet et préparer, conjointement avec l’équipe de projet, des rapports mensuels sur les coûts et l’avancement des travaux, y compris des photographies de l’avancement des travaux, et les soumettre au client. Organiser des réunions à intervalles convenus (mais pas moins d’une fois par mois) avec les responsables du client et de l’équipe de projet, afin de discuter, entre autres, des rapports mensuels sur les coûts et l’état d’avancement du chef de supervision. Préparer et diffuser le compte-rendu de ces réunions dans le jour ouvrable qui suit chacune d’entre elles.
• Étendre, mettre à jour et adapter, en consultation avec l’équipe de projet, le programme de construction si nécessaire jusqu’à l’achèvement du projet, afin de refléter les programmes détaillés des entrepreneurs et toute prolongation de délai accordée dans le cadre de tout contrat ou de tout changement de circonstances. Rendre compte au client et à l’équipe de projet de toute extension, mise à jour ou adaptation du programme de construction et fournir au client et à l’équipe de projet les informations y afférentes qui peuvent être raisonnablement requises. Effectuer tout autre exercice de programmation convenu avec le client.
• Gérer efficacement la préparation des programmateurs « courte période » par les entrepreneurs pour les utiliser dans la coordination des entrepreneurs.
• Développer, mettre à jour et adapter, en collaboration avec l’équipe de projet, les calendriers de dessins et d’informations du chef de la supervision pour la diffusion des informations, si nécessaire, afin de refléter les programmes détaillés des entrepreneurs et toute prolongation de délai accordée dans le cadre de tout contrat ou de tout changement de circonstances. En discuter et en convenir avec le client. Accélérer et coordonner la fourniture d’informations à fournir par les entrepreneurs et par l’équipe de projet et faire rapport au client à ce sujet selon les besoins, au moins une fois par mois.
  Conseiller le client et l’équipe de projet sur toute action que le client doit entreprendre en relation avec les contrats ou les entrepreneurs. Rendre compte au client et à l’équipe de projet de toutes les questions relatives à l’avancement et à la qualité du projet. Consulter l’équipe de projet sur toute question susceptible de retarder l’achèvement du projet.
• Organiser le site pendant la période de construction en ce qui concerne les précautions de sécurité, la protection contre l’incendie, la sécurité, le transport, la livraison des marchandises, des matériaux, du matériel et de l’équipement (y compris ceux des entrepreneurs), la lutte contre la pollution, le maintien de bonnes relations entre le personnel et les travailleurs/industriels et les services généraux du site, y compris, entre autres, l’allocation d’espace pour les bureaux et les complexes des entrepreneurs, la restriction de l’accès au site aux seules personnes autorisées et la préparation et la publication d’un manuel de règles et de règlements relatifs au projet à respecter par toutes les personnes ayant des activités sur le site.
• Établir et maintenir une liaison avec les occupants des bâtiments voisins pour faciliter le déroulement ininterrompu du projet.
  Assister et gérer efficacement l’équipe de projet dans l’examen et le rapport au client des modifications de conception proposées et des implications en termes de coûts et de délais, y compris, le cas échéant, les implications en termes de coûts et de délais pour les autres entrepreneurs et les effets possibles sur la période de construction.
• Effectuer les inspections nécessaires pour assurer le respect général des contrats. Informer le client des défauts de fabrication et/ou de matériaux qui apparaissent lors de ces inspections et prendre les mesures nécessaires pour corriger ces défauts conformément aux instructions du client. Accélérer la mise en service finale de l’équipement.
• Obtenir de chaque entrepreneur, le cas échéant, les manuels d’exploitation et d’entretien complets et se procurer les dessins « record » et « as built » requis par tout contrat. Vérifier et collationner ces documents par rapport aux exigences des contrats respectifs et, une fois terminés, les soumettre au client.

4. Gestion des coûts

• Examiner, rassembler et certifier les demandes de paiement des entrepreneurs pour vérifier leur conformité au contrat, fournir les évaluations détaillées des travaux faisant l’objet de la demande de paiement et émettre, signer et soumettre le certificat de paiement au client. Signaler et conseiller immédiatement le client sur toute demande ou avis de demande de paiement faite par un entrepreneur pour des pertes et/ou des dépenses. Identifier et informer le client dès que possible de toute somme devant être imputée en contrepartie à l’un des entrepreneurs et aider à mener les négociations appropriées avec les entrepreneurs.
• Vérifier les tarifs et l’accord sur la valeur des éléments ci-dessus, avec les entrepreneurs.
• Tenir une comptabilité appropriée de toutes les sommes dépensées en vertu des contrats et en relation avec le coût remboursable. Fournir des copies des informations et des documents envoyés ou reçus des entrepreneurs et de tout sous-traitant du responsable de la supervision, au moment même où ils sont envoyés ou reçus, dans la mesure où cela est nécessaire pour permettre au client de tenir cette comptabilité.
• Préparer des relevés de compte intermédiaires et finaux pour chacun des contrats, pour en rendre compte au client au moyen d’un registre de règlement des comptes régulier.

5. Autres tâches

• Tenir et rassembler des dossiers complets et précis et fournir au client et à l’équipe du projet toutes les copies de la correspondance, des procès-verbaux des réunions et de toute autre documentation émise ou envoyée aux / par les entrepreneurs, les autorités locales ou les fournisseurs de services publics que le client et l’équipe du projet n’auraient pas reçus autrement. Après l’achèvement du projet, le consultant est tenu de remettre au client tous les documents, dossiers, dessins, etc. liés au projet.

6. Vérification des dessins d’atelier

Il sera de la responsabilité de l’entrepreneur de s’assurer que les dessins d’atelier sont corrects. Les superviseurs d’IntES coordonneront les entrepreneurs et géreront le programme des dessins d’atelier et des matériaux pour s’assurer qu’il respecte le calendrier.

7. Remise de l’usine, des bâtiments et de l’équipement

• Le responsable de la supervision d’IntES organisera les tests, les inspections et la mise en service des installations et des éléments de construction. Conformément aux exigences du client, les documents nécessaires seront fournis avec les résultats des tests et les déclarations de performance.
• IntES s’occupera des punch-lists et du suivi jusqu’aux inspections finales résultant dans les certificats d’achèvement des travaux par entrepreneur.

8. Dossiers « As-Built »

Tous les travaux seront signés par les inspecteurs superviseurs au fur et à mesure de l’avancement de la construction, mais il incombera aux entrepreneurs de préparer et de compiler les dossiers « As-Built » (dessins et documentation) pour les présenter aux inspecteurs et pour créer le paquet final « As-Built », nécessaire pour les permis d’occupation et d’exploitation définitifs.

9. Manuels d’utilisation et d’entretien

IntES s’assurera que les entrepreneurs fourniront au client les manuels et la documentation O&M nécessaires au moment de l’acceptation du projet. Les exigences pour ces manuels et les formations requises seront incluses dans la documentation de l’appel d’offre et fixées dans le contrat de construction comme faisant partie des livrables des entrepreneurs.

10. Dossiers sur les équipements de levage

IntES s’assurera que le client recevra des équipements de levage testés, mis en service et acceptés, ainsi que les utilitaires connexes, conformément aux exigences de qualité de la construction, y compris de nombreux rapports de test et des vérifications de fonctionnalité, pour assurer le bon fonctionnement et les attestations, y compris les protocoles UDT requis par le Vietnam, de tous les équipements de levage.

11. Achèvement des travaux / Réception

La période de remise finale comprendra l’assemblage, la vérification et la signature de toute la documentation du projet, et inclura, sans s’y limiter, les éléments suivants :

• Dossier « As-built » (dessins et documentation) en version papier et électronique
• Rapports de mise en service
• Certificats de matériaux
• Certificats, attestations et rapports de conformité
• Certificats d’essai
• Homologations de type pour l’utilisation dans le pays local