Approche de la gestion de projet

L’approche d’IntES est d’assembler une équipe de projet avec les ressources de notre bureau au Vietnam. IntES fournira et rapportera au client les informations nécessaires à l’évaluation de l’exécution des travaux par IntES, y compris, mais sans s’y limiter, les copies des calculs, les documents de construction en préparation, les documents d’achat et de contrat, les estimations, les calendriers, les mesures de progression, les rapports de coûts, etc. Approche de la gestion du projet Approche de la gestion de projet

IntES administrera le travail effectué par les fournisseurs, les entrepreneurs de travaux et les services professionnels, contrôlera la qualité, le coût, le calendrier, l’avancement et la sécurité et s’assurera que le plan du projet est mis en œuvre efficacement.

1. Outils d’exécution de projet

Dans le cadre de la méthodologie de livraison de projet IntES, notre chef de projet disposera d’outils, de stratégies et de processus d’exécution éprouvés pour s’adapter aux besoins du client. Certains de ces outils et processus éprouvés sont présentés ci-dessous.

2. Réunion de lancement du projet

Une fois que le client a attribué un prix et la date initiale à IntES, notre équipe centrale rencontrera le client. IntES recommande que toutes les parties se rencontrent dans le bureau du projet pour la réunion de lancement du projet. L’objectif principal de cette réunion de lancement est le suivant :

  • Aligner l’équipe du projet autour des principaux buts et objectifs du projet ;
  • Obtenir une meilleure compréhension de l’état du projet et du point de départ des activités de conception et d’autorisation ;
  • Transférer autant d’informations techniques pertinentes du client aux ingénieurs d’IntES que possible ;
  • Commencer le développement d’une équipe entre le client et le personnel d’IntES ;
  • Confirmer les rôles, les responsabilités, les actions requises et le calendrier du projet tout au long de la conception, pour inclure les réunions d’état, les revues de conception formelles, les rapports mensuels d’état du projet, la préparation de la liste des besoins en information du projet, et d’autres éléments importants de la gestion du projet.

La participation du client à cette réunion est plus que bienvenue ; nous supposons que le client présentera les objectifs, la stratégie et les buts principaux du projet à l’équipe centrale d’IntES.
Après la réunion de lancement, l’équipe centrale d’IntES organisera une réunion d’évaluation sur les objectifs du projet, la stratégie et les principaux buts du client.
Le chef de projet IntES travaillera en étroite collaboration avec le consultant civil et le chef de projet du client pour coordonner les participants, l’ordre du jour et les informations requises de toutes les parties afin de lancer efficacement l’effort de conception.
La clé du succès d’une réunion de lancement est la planification et la préparation qui la précèdent. Le client doit également prévoir l’implication du personnel nécessaire pour participer au processus d’examen de la conception de ce projet. Un ou plusieurs champions du client doivent être identifiés pour chaque discipline technique associée à ce projet. Le même acteur peut être le champion de plusieurs disciplines et, dans certains cas, sa participation peut être assez limitée ou intermittente. Cependant, il est très important que le client soit prêt à engager du personnel pour soutenir le processus de conception.
Le procès-verbal sera publié et distribué par le chef de projet IntES dans les trois (03) jours ouvrables suivant la conclusion de la réunion de lancement du projet.

3. Plan du projet Project Approche de la gestion de projet

Dans la phase initiale du projet, le chef de projet IntES développera un plan d’exécution du projet. Le plan d’exécution doit communiquer au client / à l’équipe IntES les informations essentielles et la méthodologie qui doit être employée pour atteindre les objectifs du projet. Une partie importante de cet effort est la préparation d’un manuel détaillé des procédures du projet, qui accomplira ce qui suit :

  • Distribuer les informations pertinentes aux membres appropriés de l’équipe de projet et établir des canaux de communication pour une circulation efficace de l’information pendant toute la durée du projet ;
  • Établir l’organisation appropriée du projet et affecter le personnel clé afin d’accomplir les efforts nécessaires. Les rôles, les responsabilités et les rapports hiérarchiques doivent être clairement définis ;
  • Fournir les ressources nécessaires ainsi que la continuité de tout le personnel clé du projet pendant toute la durée du projet ;
  • Mettre en place le système de contrôle du projet nécessaire pour garantir le respect du budget et du calendrier du projet ;
  • Mettre en œuvre les procédures établies par IntES pour surveiller et contrôler la qualité des livrables préparés sur le projet. Cela inclut l’incorporation des normes techniques applicables du client et d’IntES dans l’effort d’ingénierie et de conception.

Le plan d’exécution du projet sera préparé pour l’ensemble du projet. La planification sera toujours axée sur le respect des buts et objectifs du projet en matière de qualité, de coût et de calendrier, et sur la gestion des éléments de risque critiques.

4. Réunions sur l’état d’avancement du projet Project Approche de la gestion de projet

Toutes les deux semaines, au même jour et à la même heure, les membres clés de l’équipe de projet participeront à une réunion en face à face ou à une téléconférence pour partager des informations sur l’état du projet. Cela comprendra le statut ou l’achèvement des engagements précédents du projet, l’initiation ou la résolution des besoins d’information (à suivre par le gestionnaire du projet IntES et à publier par la suite sur un format électronique standard).

Le gestionnaire du projet IntES animera cette session et s’efforcera d’en limiter la durée à une (1) heure. Le procès-verbal sera publié par le chef de projet IntES ou son représentant dans les trois (3) jours ouvrables suivant la fin de chaque réunion.

5. Avis sur la conception

IntES commencera par étudier/revoir les données initiales du projet, organisera une réunion de lancement et une réunion d’évaluation pour se familiariser avec les objectifs du projet, la stratégie et les principaux buts du client, comme décrit ci-dessus.

IntES prévoit d’organiser une revue de conception pour chaque phase d’ingénierie dans ses bureaux de HCMC ou dans ceux du client (si nécessaire). Ces revues auront lieu à peu près aux deux tiers de chaque phase de conception, c’est-à-dire la conception préliminaire, la conception détaillée pour la phase d’approbation… Pendant chacune de ces revues, le représentant d’IntES pour chaque discipline technique présentera les documents de conception dans l’état actuel d’achèvement.

IntES utilisera un processus d’adjudication documenté dans lequel les changements demandés seront identifiés sur un journal avec un ingénieur IntES responsable assigné pour traiter le changement. Au fur et à mesure que les changements sont effectués, ils seront indiqués sur le journal par leur nature, leur date et la personne responsable. Ce journal sera maintenu pendant toutes les étapes de la conception.

6. Rapports

Un autre ingrédient clé du succès du projet, et une partie importante du processus de communication, est la documentation des accords et décisions importants qui sont pris au cours du projet. Cela est vrai, que les discussions aient lieu lors de réunions, de conversations téléphoniques ou dans d’autres contextes. Des rapports d’étape seront publiés toutes les deux semaines. Ces rapports seront informels.

En outre, des rapports d’avancement mensuels seront publiés par le chef de projet IntES pour communiquer les progrès accomplis, ainsi que pour renforcer auprès du client / des membres de l’équipe IntES les questions en suspens qui doivent être résolues. Le contenu du rapport mensuel sur l’état d’avancement du projet fournira en général une discussion sur le champ d’application, le budget, et la performance du calendrier, ainsi que l’identification des problèmes actuels ou critiques, l’allocation des ressources, les rapports sur les actions à entreprendre, les changements (approuvés et en attente), et les prévisions appropriées.

7. Contrôles de projet Project Approche de la gestion de projet

Un système efficace de contrôle du projet est essentiel pour assurer le respect du budget et du calendrier.

Chez IntES, le contrôle des projets est un comportement de gestion des risques, par opposition à la tenue de registres des activités passées. Le rôle du groupe de contrôle du projet est d’identifier les questions critiques et/ou problématiques à l’avance et de formuler un plan proactif pour les résoudre avant qu’elles n’aient un impact sur les autres.

En résumé, il sera essentiel de :

  • Élaborer et mettre en œuvre un calendrier directeur intégré du projet ;
  • Mettre en œuvre des procédures de contrôle du projet, y compris l’évolution des coûts et la progression de la valeur acquise ;
  • Contrôle strict de la portée en employant la discipline des ordres de modification.

L’étendue des travaux pour le projet IntES sera soumise à des examens d’ingénierie de la valeur. Comme il se doit, en accord avec le calendrier du projet, IntES continuera à identifier les mesures d’ingénierie de la valeur qui peuvent être appliquées au cours des premières étapes de la conception pour assurer le succès de l’ensemble du projet. Nous mettrons également l’accent sur des révisions périodiques de la conception pour s’assurer que les questions de constructibilité, d’opérabilité et de maintenance ont été prises en compte. L’application précoce de ces examens permettra d’apporter des changements opportuns et rentables au début du projet et de minimiser les risques de retouches coûteuses sur le terrain.

8. Examens de constructibilité

La constructibilité est considérée par IntES comme un processus continu tout au long du projet. Nous mettons également l’accent sur des révisions périodiques de la conception pour s’assurer que les questions de constructibilité, d’opérabilité et de maintenabilité ont été prises en compte.

IntES prévoit de conduire des revues formelles de constructibilité et de maintenabilité pendant l’effort de conception technique. Le personnel clé du client (ingénierie, opérations et maintenance) et IntES (ingénierie, approvisionnement et construction) participeront à ces revues afin d’en tirer le maximum de bénéfices. Les suggestions visant à améliorer la constructibilité ou la maintenabilité seront compilées et leur disposition sera notée. Le cas échéant, elles seront intégrées dans la conception du projet.

Pendant la phase de construction, les entrepreneurs seront inclus dans le processus d’examen de la constructibilité. Notre expérience nous a montré qu’ils peuvent souvent suggérer d’autres approches ou améliorations qui peuvent améliorer le calendrier et réduire les coûts.

Afin de maximiser son efficacité, le programme de constructibilité sera basé sur une philosophie de planification intégrée tournée vers l’avenir plutôt que sur un examen rétrospectif de la conception achevée. Cela exige que tout le personnel du projet agisse en équipe pour contribuer à l’effort de constructibilité en apportant de nouvelles idées et en partageant les expériences passées.

Master Project Schedule

Un calendrier principal du projet sera élaboré au cours de la phase de conception de base afin d’identifier les principaux jalons du client, les principales activités et le chemin critique du projet. Les activités comprendront la conception, l’obtention des permis et le soutien à l’approvisionnement ainsi que les activités de construction.

Le calendrier sera un document vivant qui évoluera tout au long de la vie du projet. Des mises à jour bihebdomadaires seront effectuées sur le planning, et seront officiellement publiées sur une base mensuelle dans le cadre du rapport mensuel du projet.

IntES prévoit d’utiliser Microsoft Projects pour développer et maintenir le calendrier principal du projet.

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