Home / Wat we doen / Projectmanagement
Zodra wij een project toegewezen krijgen, beginnen we met het ontwikkelen van een systematische methode voor het opleveren van projecten. Onze Engineering Projectmanagement Manager heeft de juiste hulpmiddelen, strategieën en processen tot zijn beschikking om aan uw wensen te voldoen. Een aantal van deze beproefde middelen en processen die we inzetten tijdens projectmanagement in de bouwsector bespreken we hieronder.
Over het algemeen beheren wij de werkzaamheden die worden uitgevoerd door de leveranciers, aannemers en professionele diensten. Wij doen dit om de kwaliteit, kosten, planning, voortgang en veiligheid te bewaken en zo een solide uitvoering van het projectplan te garanderen. Een door IntES aangewezen projectmanager leidt de teams van begin tot eind door de verschillende stadia van het project.
We coördineren en voeren de volgende activiteiten uit tijdens het project:
De projectmanager van IntES neemt de verantwoordelijkheid van het project op zich. Onze aanpak is het samenstellen van een projectteam met de middelen vanuit onze kantoren. IntES beheert de werkzaamheden van de leveranciers, aannemers en professionele diensten. Daarnaast bewaken we de kwaliteit, kosten, planning, voortgang en veiligheid en zorgen we ervoor dat het projectplan effectief wordt uitgevoerd.
Als onderdeel van IntES’ opleveringsmethode heeft onze projectmanager de benodigde uitvoeringsinstrumenten, strategieën en processen tot zijn beschikking om aan de wensen vanuit het project te kunnen voldoen. Een aantal van deze tools en processen worden hieronder besproken.
Nadat u bevestiging heeft gegeven om IntES de engineering- en consultancydiensten te laten uitvoeren, plant ons kernteam een vergadering met u in. Ons advies is om alle partijen deel te laten nemen aan de kick-off meeting. Dit kan zowel in persoon zijn als via een Teams-meeting. Het belangrijkste doel van deze kick-off meeting is als volgt:
De belangrijkste voorwaarde voor een succesvolle kick-off meeting is de planning en voorbereiding die eraan voorafgaat. Een andere voorwaarde is dat u goed anticipeert op de betrokkenheid van het personeel dat nodig is om deel te nemen aan het beoordelingsproces van dit project. Wij stellen uw inbreng en ideeën op prijs en willen daarom graag dat u deelneemt aan onze eerste vergaderingen.
In de beginfase van het project ontwikkelt onze projectmanager een projectuitvoeringsplan. Dit uitvoeringsplan legt de essentiële informatie en methodologieën vast die geïmplementeerd moeten worden om de doelstellingen van het project te behalen. Een belangrijk onderdeel van deze inspanning is het opstellen van een gedetailleerde Project Procedures Manual, waarmee het volgende wordt bereikt:
Het projectuitvoeringsplan wordt opgesteld voor het gehele project. Het plan is altijd gericht op het behalen van de projectdoelen voor kwaliteit, kosten en planning en het beheren van kritieke risico-elementen.
Op een vaste dag en tijd in de week nemen de key leden van het projectteam persoonlijk of via Teams deel aan een meeting om informatie over de projectstatus te delen. Dit omvat de voortgang of voltooiing van eerdere commitments en het initiëren of oplossen van informatiebehoeften die moeten worden bijgehouden en vervolgens gepubliceerd door de IntES-projectmanager.
De IntES-projectmanager die deze vergadering faciliteert streeft er altijd naar om de duur ervan tot een minimum te beperken, bijvoorbeeld één uur. De notulen van iedere vergadering worden door de projectmanager of door een door hem aangewezen persoon binnen enkele werkdagen na de voltooiing ervan gepubliceerd.
Van iedere ontwerpfase voert IntES een ontwerpbeoordeling uit. Deze beoordelingen vinden ongeveer op tweederde van elke ontwerpfase plaats (fases zijn onder meer: voorlopig ontwerp en detailontwerp voor goedkeuring). Tijdens elk van deze beoordelingen presenteert de IntES-vertegenwoordiger ontwerpdocumenten in de huidige staat van voltooiing voor elke technische discipline.
We maken gebruik van een gedocumenteerd toewijzingsproces waarbij aangevraagde wijzigingen in een logboek worden vermeld en waarbij een verantwoordelijke IntES-ingenieur wordt aangewezen om de wijziging aan te pakken. Wanneer wijzigingen zijn aangebracht, zullen ze in het logboek worden vermeld met de aard, de datum en de verantwoordelijke partij. Dit logboek wordt tijdens alle ontwerpfasen bijgehouden.
Een ander belangrijk element voor het succes van het project en een belangrijk onderdeel van het communicatieproces is de documentatie van belangrijke afspraken en besluiten die in de loop van het project worden genomen. Dit geldt áltijd – ongeacht of de besprekingen plaatsvinden tijdens vergaderingen, in telefoongesprekken of in een andere omgeving.
Bovendien zal de IntES-projectmanager maandelijks verslag uitbrengen om de voortgang te communiceren en om de teamleden te wijzen op de openstaande punten die moeten worden opgevolgd. De inhoud van het maandelijkse projectstatusrapport bevat over het algemeen een bespreking van de omvang, het budget en de planning. Daarnaast worden actuele of kritieke problemen, toewijzingen van middelen, actiepunten, wijzigingen (zowel goedgekeurd als in behandeling) en de bijbehorende verwachtingen vermeld.
Doeltreffende projectcontrole is essentieel voor een succesvolle uitvoering van het budget en de planning. Bij IntES is projectcontrole een vorm van risicobeheer met behulp van het bijhouden van gegevens over activiteiten uit het verleden. De rol van de projectcontrolegroep is het vroegtijdig identificeren van de kritieke of problematische punten en het formuleren van een proactief plan voor een oplossing voordat andere punten erdoor beïnvloed worden.
De volgende elementen zijn van essentieel belang in projectbeheersing:
De omvang van de werkzaamheden voor het IntES-project wordt getoetst aan de waarde-analyse. Indien nodig zal IntES, in overeenstemming met het tijdschema voor het project, doorgaan met het identificeren van value engineering-maatregelen die kunnen worden toegepast tijdens de vroege ontwerpfasen om het succes van het totale project te verzekeren.
Ook zullen we veel aandacht besteden aan periodieke reviews van het ontwerp om er zeker van te zijn dat er rekening is gehouden met zaken op het gebied van bouwbaarheid, bruikbaarheid en onderhoud. Vroegtijdige toepassing van deze beoordelingen maakt kosteneffectieve wijzigingen in een vroeg stadium van het project mogelijk. Dit minimaliseert de kans op kostbaar herstelwerk in het veld aanzienlijk.
Bouwbaarheid of constructabiliteit wordt door IntES beschouwd als een continu proces gedurende het gehele project. Wij hechten ook veel waarde aan periodieke herzieningen van het ontwerp om er zeker van te zijn dat er rekening is gehouden met aspecten van bouwbaarheid, bruikbaarheid en onderhoud.
Tijdens het engineering-ontwerp voeren we formele evaluaties uit op het gebied van bouwbaarheid en onderhoudbaarheid. Sleutelpersoneel van de klant (engineering, operaties en onderhoud) en IntES (engineering, aankoop en constructie) nemen aan deze beoordelingen deel om er maximaal voordeel uit te halen. We nemen suggesties voor de verbetering van de constructieve bruikbaarheid of de onderhoudbaarheid op in een tabel en we noteren waarom ze zijn gedaan. Waar nodig nemen we ze in het project op.
In de constructiefase betrekken we de aannemers bij het beoordelingsproces van de uitvoerbaarheid. Onze ervaring leert ons dat zij vaak alternatieve benaderingen of verbeteringen voorstellen die het tijdschema kunnen verbeteren en de kosten kunnen drukken.
Om het effect zo groot mogelijk te maken is het bouwbaarheid-programma gebaseerd op een vooruitziende, geïntegreerde planningsfilosofie in plaats van een terugkijkende ‘beoordeling’ van het voltooide ontwerp. Dit vereist dat al het projectpersoneel als een team optreedt om bij te dragen aan de constructability-inspanning door nieuwe ideeën aan te dragen en ervaringen uit het verleden te delen.
We ontwikkelen de Master Project Planning tijdens de basisontwerpfase om de belangrijkste mijlpalen, activiteiten en kritieke punten van het project te identificeren. Dit omvat ontwerp, vergunningverlening, inkoopondersteuning en bouwactiviteiten. De planning is een actief document dat zich gedurende de looptijd van het project verder ontwikkelt. We actualiseren en werken de planning op regelmatige basis formeel bij.