Home / Scope van projectmanagement
De aanpak van IntES bestaat uit het samenstellen van een projectteam met de resources van ons kantoor in Vietnam. We voorzien de klant van en rapporteren over de gevraagde informatie voor de beoordeling van de uitvoering van het werk dat wij gaan doen. Dit is inclusief kopieën van berekeningen, bouwdocumenten in voorbereiding, inkoop- en aanbestedingsdocumenten, schattingen, tijdschema’s, voortgangsmetingen en kostenrapporten.
IntES beheert de werkzaamheden van leveranciers, aannemers en professionele diensten. Ook houden we toezicht op de kwaliteit, de kosten, de planning, de voortgang en de veiligheid. We zorgen er altijd voor dat een projectplan effectief wordt uitgevoerd.
Als onderdeel van onze methode van projectoplevering, beschikt onze projectmanager over de nodige tools, strategieën en processen om aan de behoeften van de klant te voldoen. We bespreken een aantal van deze succesvolle tools en processen hieronder.
Zodra u een opdracht en de initiële datum aan ons heeft doorgegeven, plant ons kernteam een vergadering met u in. Ons advies is om alle partijen samen te laten komen voor de kick-off meeting van het project. De belangrijkste doelen van deze kick-off meeting zijn als volgt:
We stellen het zeer op prijs als u aan deze meeting deelneemt. We gaan ervan uit dat u uw projectdoelstellingen, strategie en de belangrijkste doelen aan het kernprojectteam van IntES presenteert.
Na de kick-off meeting organiseert ons kernteam een evaluatiebijeenkomst waarin we uw projectdoelstellingen, strategie en de belangrijkste doelstellingen bespreken.
De IntES-projectmanager werkt van tevoren nauw samen met de civiele consultant én met uw eigen projectmanager om de aanwezigen van de kick-off meeting, de agenda en de benodigde informatie van alle partijen op elkaar af te stemmen, zodat het ontwerp efficiënt van start kan gaan.
De belangrijkste voorwaarde tot een succesvolle kick-off meeting is de planning en voorbereiding die daaraan voorafgaat. Een andere voorwaarde is dat u anticipeert op de betrokkenheid van het personeel. Zij zijn namelijk essentieel in het ontwerpevaluatieproces van het project. Voor elke technische discipline die met dit project te maken heeft, moet minimaal één champion van uw kant worden aangewezen. Dezelfde persoon kan de champion zijn voor meerdere disciplines en in sommige gevallen kan de betrokkenheid vrij beperkt of periodiek zijn. Het is echter van groot belang dat u bereid bent personeel in te zetten die het ontwerpproces ondersteunen.
De notulen worden binnen drie werkdagen na afsluiting van de kick-off meeting van het project door de projectmanager van IntES gepubliceerd en uitgestuurd.
In de beginfase van het project ontwikkelt de IntES-projectmanager een projectuitvoeringsplan. Dit uitvoeringsplan moet de essentiële informatie en methodes die gebruikt gaan worden om de doelstellingen van het project te bereiken, duidelijk aan uw betrokken medewerkers én aan het IntES-team communiceren. Een belangrijk onderdeel van deze activiteit is het opstellen van gedetailleerde projectprocedures, waarmee het volgende wordt bereikt:
Het projectuitvoeringsplan wordt opgesteld voor het gehele project. De planning is altijd gericht op het behalen van de projectdoelen en -doelstellingen voor kwaliteit, kosten en planning, en het beheren van kritieke risicofactoren.
Om de twee weken, altijd op dezelfde dag en tijdstip, nemen de key leden van het projectteam deel aan projectstatus-vergaderingen (in persoon of via videoconferentie). In deze vergaderingen bespreken we de status of voltooiing van eerdere actiepunten en het initiëren of oplossen van informatiebehoeften (die bijgehouden en vervolgens gepubliceerd moeten worden door de IntES-projectmanager in een gestandaardiseerd format).
De IntES-projectmanager faciliteert deze vergadering en zal er altijd naar streven om de duur ervan tot één uur te beperken. De notulen worden binnen drie werkdagen na afloop van elke vergadering door de diezelfde projectmanager of door een door hem aangewezen persoon gepubliceerd.
Om vertrouwd te raken met de projectdoelstellingen, de strategie en de belangrijkste doelen van de klant (zie hierboven), start IntES altijd met de beoordeling van initiële gegevens van het project, het organiseren van een kick-off meeting en een evaluatie-meeting.
Normaal gesproken houden we één ontwerpreview van elke engineeringfase op ons kantoor óf op het kantoor van de klant (indien nodig). Deze reviews vinden ongeveer op tweederde van elke ontwerpfase plaats, dus bij het voorlopig ontwerp en het detailontwerp voor de goedkeuringsfase. Tijdens elke evaluatie presenteert de vertegenwoordiger van IntES de ontwerpdocumenten in de huidige staat van voltooiing voor iedere technische discipline.
IntES gebruikt een gedocumenteerd toewijzingsproces, waarbij aangevraagde wijzigingen in een logboek worden vermeld. Een daarvoor aangewezen engineer van IntES pakt deze wijziging vervolgens op. Wanneer wijzigingen worden aangebracht, worden ze in het logboek beschreven met de aard, de datum en de verantwoordelijke partij. Dit logboek zal tijdens alle ontwerpfasen worden bijgehouden.
Een ander belangrijk element voor het succes van het project, en een belangrijk onderdeel van het communicatieproces, is het documenteren van belangrijke afspraken en besluiten die in de loop van het project worden genomen. Het opstellen van rapportages vindt altijd plaats, ongeacht of de besprekingen plaatsvinden tijdens vergaderingen, in telefoongesprekken of in een andere omgeving. Iedere twee weken worden de statusrapporten op informele wijze uitgebracht.
Daarnaast geeft de IntES-projectmanager iedere maand voortgangsrapportages uit om de voortgang van het project te communiceren, maar ook om uw én onze teamleden op openstaande punten te wijzen. De inhoud van het maandelijkse projectstatusrapport bevat een overzicht van de reikwijdte, het budget en de planning. Ook informeert dit rapport over de identificatie van huidige of kritieke problemen, de toewijzing van middelen, rapportages over actiepunten, wijzigingen (goedgekeurd en in behandeling) en de juiste prognoses.
Een doeltreffend projectcontrolesysteem is essentieel voor een succesvolle uitvoering van het budget en de planning.
Bij IntES is projectbeheersing een manier van risicomanagement op basis van gegevens over activiteiten uit het verleden. De rol van de projectcontrolegroep is het vroegtijdig identificeren van de kritieke of problematische punten en het formuleren van een proactief plan voordat deze punten een negatieve impact zullen hebben.
Hierin is het van essentieel belang om:
De scope van de werkzaamheden voor het IntES-project worden getoetst aan de waarde-analyse. Indien nodig gaat IntES, in overeenstemming met het tijdschema voor het project, door met het identificeren van value engineering-maatregelen die kunnen worden toegepast tijdens de vroege ontwerpfasen om het succes van het totale project te verzekeren. We besteden ook veel aandacht aan periodieke herzieningen van het ontwerp. Dit doen we om er zeker van te zijn dat er rekening wordt gehouden met punten op het gebied van bouwbaarheid, operationele bruikbaarheid en onderhoudbaarheid. Een vroegtijdige uitvoering van deze beoordelingen maakt tijdige en kosteneffectieve wijzigingen in een vroeg stadium van het project mogelijk, waardoor het potentieel van kostbaar herstelwerk in het veld aanzienlijk wordt gereduceerd.
Wij beschouwen bouwbaarheid als een continu proces gedurende het gehele project. We hechten dan ook veel belang aan periodieke herzieningen van het ontwerp om er zeker van te zijn dat er rekening wordt gehouden met zaken als bouwbaarheid, werkbaarheid en onderhoudsgemak.
IntES voert deze beoordelingen uit tijdens het engineering-ontwerp. Sleutelpersoneel van de klant (engineering, operations en onderhoud) en IntES (engineering, operations en onderhoud) nemen deel aan deze reviews om maximaal voordeel te kunnen behalen. Suggesties ter verbetering van de constructies of het onderhoudsgemak worden mét hun status bijgehouden. Waar nodig worden zij in het projectontwerp verwerkt.
Tijdens de constructiefase worden de aannemers bij het beoordelingsproces van de werkbaarheid betrokken. Onze ervaring heeft geleerd dat zij vaak alternatieve benaderingen of verbeteringen aandragen die het tijdschema mogelijk verbeteren en de kosten kunnen drukken.
Om een zo maximaal mogelijk effect te bereiken, is het bouwbaarheidsprogramma gebaseerd op een vooruitziende en geïntegreerde planningsfilosofie, en niet op een terugblikkende ‘beoordeling’ van het voltooide ontwerp. Daarom zien wij graag dat al het projectpersoneel als een team optreedt om nieuwe ideeën en ervaringen uit het verleden te delen.
Tijdens de basisontwerpfase wordt een projectplanning ontwikkeld om de belangrijkste mijlpalen voor de klant, de belangrijkste activiteiten en het kritieke pad voor het project te identificeren. De activiteiten omvatten ontwerp, vergunningverlening, inkoopondersteuning en bouwactiviteiten.
De planning is een levend document dat zich gedurende de looptijd van het project ontwikkelt. Dit document wordt tweewekelijks bijgewerkt en iedere maand formeel gepubliceerd als onderdeel van het maandelijkse projectrapport.
IntES gebruikt Microsoft Projects om de projectplanning te ontwikkelen en bij te houden.