Passation des marchés (processus d’appel d’offres)

Le travail d’approvisionnement sera principalement la responsabilité du client, IntES soutiendra le client sur certains points critiques pendant le processus d’approvisionnement. La fonction d’approvisionnement est définie par les activités suivantes, qui seront précisées ci-après : Passation des marchés

  • Étape de pré-qualification
  • Étape de sélection d’entrepreneurs
  • Étape d’appel d’offres
  • Étape d’évaluation de l’offre
  • Étape de négociation
  • Étape de recommandation
  • Approche de soutien à la passation de marchés
  • Rapport final sur les marchés publics
    Passation des marchés

IntES sera responsable des appels d’offres et de l’évaluation technique des appels d’offres. La documentation de conception détaillée d’IntES sera suffisamment détaillée pour que l’entrepreneur puisse conclure des contrats avec des quantités fixes et des taux unitaires pour les variations.

Le client préparera une procédure d’appel d’offres commerciale et financière conformément à la loi et aux règlements en vigueur au Vietnam.

Le client et IntES établiront un plan/stratégie d’approvisionnement pour le projet. La première intention est de diviser et de séparer au maximum 3 paquets d’appels d’offres comprenant :

  • Travaux de génie civil général
  • Travaux de structure en acier
  • Travaux généraux MEP et de plomberie

(Nous supposons que l’équipement de traitement et les services publics (chaudière, station d’épuration) seront fournis par le client.)

En fonction des détails du projet, IntES peut suggérer de diviser les travaux de construction en paquets définis (civil, mécanique, électrique et instrumentation, lutte contre l’incendie), ce qui peut permettre de gagner du temps et de réaliser des économies quantitatives sur les coûts de construction du projet.

1. Procédures de passation de marchés Passation des marchés

En collaboration avec le client, les procédures de passation de marchés seront élaborées, telles que les niveaux d’acceptation, le nombre et le type d’offres à recevoir du marché, etc.

Le client signera les contrats avec les entrepreneurs et les fournisseurs directement sur la base de nos recommandations ou de l’évaluation du client.

En fonction des accords conclus avec le client et de la stratégie d’appel d’offres convenue, IntES propose :

  • Liste longue et courte du ou des entrepreneurs principaux avec recommandations
  • Préparation des demandes de devis
  • Envoi des demandes de devis aux entrepreneurs
  • Clarification technique
  • Évaluation technique des devis
  • Préparation des recommandations au client
  • Coopération avec le client sur la préparation et l’exécution du contrat basé sur la FIDIC et/ou le contrat économique.

2. Étape de pré-qualification Passation des marchés

Avant d’entamer la phase d’appel d’offres proprement dite, une procédure de pré-qualification sera engagée. Cette procédure a pour but d’exécuter une note initiale de chaque vendeur/entrepreneur, ce qui est fait par la vérification d’éléments particuliers qui sont décisifs pour le niveau du service offert. C’est-à-dire, en particulier : la structure organisationnelle, la situation financière, le portefeuille de commandes actuelles et prévues, l’expérience dans la réalisation d’investissements similaires, les normes de qualité et de sécurité appliquées ainsi que d’autres facteurs, qui sont adaptés aux conditions spécifiques de réalisation et aux attentes des clients qui peuvent également être influents pour la réalisation ultérieure de l’investissement.
IntES assistera le client dans la procédure d’appel d’offres pour la sélection d’une liste restreinte de maximum 05 entrepreneurs, qui seront potentiellement invités à participer à la phase de pré-qualification. L’acceptation formelle du client permettra le début de la procédure de pré-qualification.
Les formulaires de pré-qualification seront envoyés à tous les participants à la procédure de pré-qualification. Les exigences acceptées seront ajustées aux conditions spécifiques de réalisation du projet pour le client, ce qui est utile grâce à une analyse et une évaluation précises des offres soumises, en tenant compte des attentes et des besoins d’investissement des clients.
Une condition obligatoire de l’invitation à participer à la procédure de pré-qualification est la confirmation par les vendeurs/entrepreneurs invités de leur acceptation des conditions de confidentialité. Plus précisément, chaque vendeur devra signer un « Accord de confidentialité », qui l’obligera à ne pas révéler d’informations concernant l’investissement à des tiers. La formulation et le format de l’ « Accord de confidentialité » seront convenus à l’avance avec le client.

3. Étape de sélection du contractant Passation des marchés

À l’issue de la procédure de pré-qualification, IntES présentera une recommandation aux clients, qui décrit le processus de la procédure en détail, ainsi que les résultats obtenus par ses participants. Les conclusions de la procédure de pré-qualification seront discutées avec les représentants des clients. Leur résultat sera la sélection des entreprises qui seront invitées à la phase principale de l’appel d’offres et qui établiront la « liste restreinte de fournisseurs » entre 3 et 5 entrepreneurs, qui sera présentée au client pour son acceptation finale. Passation des marchés

L’obtention de l’acceptation écrite du client est une condition préalable à l’entrée dans la phase d’appel d’offres officiel.

4. Étape d’appel d’offre

La base de la procédure d’appel d’offres est la documentation d’appel d’offres multi-branches préparée de manière à aider les vendeurs potentiels à comprendre l’étendue des travaux, les délais et autres conditions spécifiques de la réalisation du projet. IntES élaborera l’ensemble de la documentation du projet d’appel d’offres ainsi que les tableaux avec les spécifications des travaux (dans le cadre d’une offre séparée pour les travaux de conception).

Chaque paquet de documents géré par IntES contient au moins les éléments suivants :

  • Lettre de soumission
  • Instructions aux soumissionnaires
  • Conditions du contrat
  • Spécifications
  • Exigences particulières
  • Dessins
  • Bill of Quantities (pour référence)

Pendant la procédure d’appel d’offres, avant la date limite de soumission des offres, les vendeurs auront la possibilité de poser des questions afin de clarifier leurs doutes concernant l’appel d’offres. Ces questions seront envoyées par écrit au bureau d’IntES, tandis que les réponses seront envoyées à tous les participants à la procédure d’appel d’offres.

Toute la correspondance avec les vendeurs sera effectuée par écrit par le département des achats. Conformément aux procédures internes d’IntES, aucune autre forme de correspondance ne sera autorisée pendant la phase d’appel d’offres.

Les offres seront soumises soit au bureau d’IntES, soit au bureau du client, selon la décision de ce dernier. Elles seront soumises à la date précisément définie avec la procédure des « enveloppes scellées ». La procédure d’ouverture des offres nécessite la préparation d’un protocole d’ouverture des offres comprenant toutes les données relatives aux offres soumises ainsi que les signatures d’IntES et des représentants des clients, présents à la session d’ouverture.

Avant l’ouverture des offres, IntES et le client préciseront les conditions à prendre en considération lors de l’évaluation des offres.

5. Étape d’évaluation de l’appel d’offres

Après avoir reçu les offres, IntES vérifiera si elles sont complètes, cohérentes et compatibles avec l’appel d’offres ainsi qu’avec les exigences de la documentation technique.

L’égalité des chances pour toutes les offres est la certitude que les vendeurs ont reçu exactement les mêmes informations concernant les exigences de l’appel d’offres et que les offres soumises peuvent être comparées dans tous les aspects, y compris les facteurs de prix, tels que : l’étendue et la qualité des services offerts, les conditions de réalisation, les conditions techniques, les conditions formelles et légales.
Après avoir vérifié et confirmé tous les documents conformément aux exigences de l’appel d’offres, IntES procédera à l’évaluation des offres.

Au cours de la réunion de clarification, certains aspects devront être clarifiés, et les vendeurs seront invités à corriger les éventuelles divergences et à soumettre des offres révisées.

6. Étape des négociations

La phase de négociation commencera une fois que toutes les offres seront comparables.

Conformément à notre stratégie de négociation, des réunions seront organisées avec les vendeurs afin de fixer le montant total des travaux à réaliser.

Le nombre de vendeurs invités à la phase de négociation finale sera limité à 2, et la sélection sera faite par le client et un représentant d’IntES en commun selon les exigences précédemment approuvées.

Les documents suivants seront préparés pendant la phase de négociation :

  • Rapport de réunion ;
  • Tableau contenant les données cumulées de toutes les offres.

Nous prévoyons d’organiser deux réunions avec les vendeurs :

  • Étape de vérification des offres soumises ;
  • Étape de négociation finale.

7. Étape de recommendation

Après la procédure d’appel d’offres et les négociations finales avec les vendeurs, IntES préparera, en fonction de ses connaissances et de son expérience, le rapport détaillé décrivant et résumant la procédure d’appel d’offres, sélectionnera, classera et recommandera le vendeur préféré pour le projet en termes techniques.

8. Signature du contrat

Avant d’établir un rapport d’achat final, le client et IntES apposeront leur signature sur le contrat. Cela se fait après avoir examiné le contrat en détail et après que les deux parties aient été satisfaites du contrat final.

9. Rapport final sur les marchés publics

Le rapport final sur la passation de marché rassemblera dans un seul dossier tous les documents relatifs à la procédure de passation de marché. Il s’agit des termes de référence, de l’appel d’offres, des devis, des explications, des rapports de réunion, des tableaux des offres, des procès-verbaux d’ouverture des plis, des lettres d’intention.

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