Procurement (aanbestedingsproces)

De verantwoordelijkheid voor de procurement-werkzaamheden ligt voornamelijk bij de klant. IntES ondersteunt de klant op een aantal kritieke punten tijdens het aanbestedingsproces. De inkoopfunctie wordt gedefinieerd door de volgende activiteiten:

• Pre-kwalificatiefase
• Selectiefase aannemers
• Fase van de aanbesteding
• Evaluatiefase van de inschrijvingen
• Onderhandelingsfase
• Fase van de aanbeveling
• Aanpak procurement-ondersteuning
• Definitief procurement-verslag

IntES is verantwoordelijk voor de inschrijvingspakketten en de technische evaluatie van de inschrijvingspakketten. De ontwerpdocumentatie van IntES is gedetailleerd genoeg voor de aannemer om contracten te kunnen afsluiten met vaste hoeveelheden en eenheidstarieven voor variaties.

De klant stelt een commerciële en financiële aanbestedingsprocedure op volgens de huidige lokale wet- en regelgeving.

1. Procurement-procedures

Samen met de klant worden de inkoopprocedures ontwikkeld, zoals aanvaardbare marges en het aantal en het type offertes dat op de markt moet worden ingediend.

De klant ondertekent de contracten met de aannemers en leveranciers rechtstreeks op basis van onze aanbeveling of de evaluatie van de klant.

Afhankelijk van de afspraken die met de klant zijn gemaakt en de overeengekomen aanbestedingsstrategie, biedt IntES:

• Een long- en shortlist van hoofdaannemer(s) met aanbevelingen
• Voorbereiding van offerteaanvragen
• Offerteaanvragen aan aannemers
• Technische verduidelijking
• Technische evaluatie van offertes
• Voorbereiding van ‘Aanbevelingen aan Opdrachtgever’

Samenwerking met de klant bij de voorbereiding en uitvoering van het contract op basis van FIDIC of het economisch contract.

2. Pre-kwalificatiefase 

Voordat we met de eigenlijke aanbestedingsfase te beginnen, volgen we een pre-kwalificatieprocedure. Het doel van deze procedure is om een eerste notitie te maken van elke aannemer, door bepaalde elementen te verifiëren die bepalend zijn voor het niveau van de aangeboden dienst. Deze elementen zijn met name: organisatorische structuur, financiële situatie, huidige en geplande orderportefeuille, ervaring in de realisatie van soortgelijke investeringen en toegepaste kwaliteits- en veiligheidsnormen. Ook kijken we naar andere factoren die van invloed kunnen zijn voor de verdere realisatie van de investering.

IntES helpt de klant bij de aanbestedingsprocedure voor de selectie van een shortlist uit een longlist van maximaal 05 aannemers die mogelijk zullen worden uitgenodigd om deel te nemen aan de prekwalificatiefase. Na de formele toestemming van de klant kan de pre-kwalificatieprocedure van start gaan.

Aan alle deelnemers aan de pre-kwalificatieprocedure worden pre-kwalificatieformulieren toegezonden. De goedgekeurde vereisten worden aangepast aan de specifieke voorwaarden voor de realisatie van het project voor de klant, waarbij de verwachtingen en investeringsbehoeften van de klant het uitgangspunt zijn.

Een verplichte voorwaarde om deel te nemen aan de pre-kwalificatieprocedure is de bevestiging van de uitgenodigde aannemers dat zij de vertrouwelijkheidsvoorwaarden accepteren. Van iedere aannemer wordt verwacht dat hij de ‘Vertrouwelijkheidsovereenkomst’ ondertekent. Op grond daarvan stemt hij in met de verplichting geen informatie over de investering aan derden bekend te maken. De formulering en de vorm van de Vertrouwelijkheidsovereenkomst worden vooraf met de klant overeengekomen.

3. Selectie van de aannemers

Na afloop van de pre-kwalificatieprocedure stelt IntES een aanbeveling voor de klant op, waarin het proces van de procedure in detail wordt beschreven, net als de resultaten die door de deelnemers zijn behaald. De conclusies van de pre-kwalificatieprocedure worden samen met de vertegenwoordigers van de klant besproken. Het resultaat is een selectie van bedrijven die worden uitgenodigd voor de hoofdaanbestedingsfase en het opstellen van de zogenaamde ‘Short list of vendors’ van 3 tot 5 aannemers die aan de klant worden voorgelegd voor hun definitieve goedkeuring. 

Het verkrijgen van schriftelijke aanvaarding van de klant is een eerste vereiste om de formele aanbestedingsfase in te gaan.

4. Aanbestedingsfase

De basis van de aanbestedingsprocedure is de multidisciplinaire aanbestedingsdocumentatie die zodanig is opgesteld dat potentiële aannemers inzicht krijgen in de omvang van de werkzaamheden, de termijnen en andere specifieke voorwaarden voor de uitvoering van het project. IntES werkt de volledige projectdocumentatie van de aanbesteding uit, met daarin tabellen met werkspecificaties (binnen een afzonderlijke offerte voor de ontwerpwerken).

Elk documentpakket dat door IntES wordt beheerd, bevat ten minste het volgende:

• Inschrijvingsbrief
• Instructie voor inschrijvers
• Voorwaarden van het contract
• Specificaties
• Bijzondere Eisen
• Tekeningen
• Bill of Quantities (ter referentie)

Tijdens de aanbestedingsprocedure, vóór de uiterste datum van indiening van de offertes, krijgen de aannemers de gelegenheid om hun vragen over het aanbestedingsverzoek op te helderen. Deze vragen worden schriftelijk naar het IntES-kantoor gestuurd, waarna de antwoorden met alle deelnemers van de aanbestedingsprocedure zullen worden gedeeld.

Alle correspondentie met de verkopers wordt schriftelijk gevoerd door de Procurement-afdeling. Volgens onze interne procedures is tijdens de aanbestedingsfase geen andere vorm van correspondentie toegestaan.

De offertes worden ingediend bij het IntES-kantoor of bij het kantoor van de klant, afhankelijk van de beslissing van de klant. Ze zullen op de precies vastgestelde datum worden ingediend volgens de procedure van de ‘Verzegelde enveloppen. Voor het openen van de offertes wordt het ‘Openingsprotocol’ opgesteld, waarin alle gegevens over de ingediende offertes zijn opgenomen, samen met de handtekeningen van IntES en van de klantvertegenwoordigers die aanwezig zijn bij de openingszitting.

Voor de opening van de offertes bepalen wij samen met de klant de voorwaarden waarmee rekening moet worden gehouden bij de evaluatie ervan.

5. Evaluatiefase van de offertes

Na ontvangst van de offertes controleert IntES na of ze volledig, samenhangend en in overeenstemming zijn met het aanbestedingsverzoek en met de eisen van de technische documentatie.

Het bieden van gelijke kansen voor alle offertes is de garantie dat de aannemers precies dezelfde informatie hebben gekregen over de aanbestedingseisen en dat de ingediende offertes kunnen worden vergeleken op alle aspecten, inclusief prijsfactoren, zoals: omvang en kwaliteit van de aangeboden diensten, realisatievoorwaarden, technische voorwaarden en formele en wettelijke voorwaarden.

Na controle en bevestiging van alle documenten in overeenstemming met de vereisten van de aanbesteding, evalueren wij de offertes.

Tijdens de vergadering worden bepaalde aspecten verduidelijkt, en verzoeken we de leveranciers om eventuele afwijkingen te corrigeren en herziene offertes in te dienen.

6. Onderhandelingsfase

De onderhandelingsfase begint nadat alle offertes vergelijkbaar zijn.

Volgens onze onderhandelingsstrategie worden vergaderingen met de leveranciers gehouden om het totaalbedrag voor de uit te voeren werkzaamheden vast te stellen.

Het aantal verkopers dat wordt uitgenodigd voor de fase van de eindonderhandelingen is beperkt tot twee, en de selectie daarvan wordt op basis van vooraf goedgekeurde eisen door de klant en een vertegenwoordiger van IntES uitgevoerd.

Tijdens de onderhandelingsfase worden de volgende documenten opgesteld:

• Verslag van de vergadering;
• Tabel met de cumulatieve gegevens van alle inschrijvingen.
• Er worden twee vergaderingen met de aannemers ingepland:
• Verificatie van de ingediende offertes;
• Laatste fase van de onderhandelingen.

7. De fase van de aanbeveling

Na de aanbestedingsprocedure en de eindonderhandelingen met de leveranciers stelt IntES op basis van eigen kennis en ervaring een gedetailleerd verslag op met een beschrijving en samenvatting van de aanbestedingsprocedure. Ook selecteren en adviseren wij over aannemers die wat ons betreft de voorkeur krijgen voor het project.

8. Ondertekening van het contract

Voordat het definitieve aanbestedingsrapport wordt gemaakt, zetten de klant en wijzelf onze handtekening op het contract. Dit wordt gedaan nadat het contract in detail is doorgenomen en beide partijen akkoord zijn met het definitieve contract.

9. Definitief aanbestedingsverslag

In het eindverslag van de aanbesteding worden alle relevante documenten samengebracht in één bestand. Deze documenten zijn: taakomschrijving, uitnodiging tot inschrijving, offertes, toelichtingen, verslagen van vergaderingen, tabellen van inschrijvingen, notulen van de opening van de inschrijvingen en de intentieverklaring.